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档案管理系统

系统简介 系统功能 核心优势 典型案例

      当今经济全球化、社会网络化已经成为世界性的一大趋势,信息技术的革新正在深刻地改变着企业内部传统的管理和服务方式。目前国务院正在大力推进“全国政府系统政务信息化建设”,要求各级各类政府部门及事业单位转变工作职能,加快从传统的办公模式向“政务公开及信息共享”方式转变的步伐。

      档案资料作为一种重要的信息资源,在社会各行各业中得到了越来越多的开发和利用,日益显示出其重要作用。而依靠人工手段已经无法实现对大量档案信息的收集、处理及应用。档案信息的数字化和网络化己成为不可阻挡的趋势和发展方向。

     从档案数字化管理的投入使用情况看,越早投入建设,档案信息资源就会越早得到利用,档案管理部门以及业务利用部门也就会越早享受档案信息资源带来的良好服务并从中受益。

1、系统基于TCP/IP协议,采用浏览器/服务器(B/S)结构,用户不受地域限制,局域网内的任何一台计算机都可以登录系统,按照管理员分配的权限进行档案的著录、归档和查询工作。

2、真正实现了电子文件全文、图像、录音录像等多媒体档案的数字化管理。可以实现各种格式的电子文件(word/wps/ppt/txt/html等)、图纸文件(jpg/bmp/gif/bmp/dwg等)和多媒体文件的上传、下载、打印及在线点播。

3、全模糊查询及精确查询并举,全文高速检索。系统采用了当今流行的互联网搜索引擎,无需事先设置查询条件,查询操作方便快捷。可以对任意字段内容进行模糊匹配和精确匹配查找,查全、查准率很高,查询速度快,并实现了全文附件的高速检索。

4、自动档案信息统计。系统可以对各类档案资料进行灵活的统计,并绘出直方图等各种统计图表。

5、档案借阅利用管理。系统实现了网络档案借阅利用,经过授权的用户只需登录系统就可查阅馆藏档案信息,确定所要借阅的档案实体,系统可记录完整的借阅利用信息,并可进行借出档案实体的催还和借阅利用信息的统计。

6、系统可以实现批量上栽功能,把扫描好的合同文件自动对应到它的合同目录中去。如合同还未录入目录信息系统将自动建立目录信息,并做好扫描图象的挂接。

此外,系统功能还包括:档案鉴定销毁、辅助组卷、主题词自动标引、自定义著录项目、(自定义)打印格式、数据批量修改、批量删除、批量复制/移动、用户账户及权限管理、系统日志管理、系统状态控制、数据备份与恢复、服务器远程控制等。

1、实用的系统架构和平台

     系统采用完全浏览器/服务器(B/S)结构,无需安装客户端软件、不限制客户端数量。只要在一台服务器上安装了本系统,其他所有的部门都可以登录到系统中,根据权限设定浏览、著录、查询档案信息,就像访问其他Internet网站一样方便快捷。浏览器/服务器(B/S)结构作为客户端/服务器(C/S)结构的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。

    B/S结构的档案网络管理软件由于不需要安装客户端,从而大量减少支出。C/S结构的档案软件除了要购买服务器端软件以外,还要求必须在每个使用该软件的用户计算机上都要安装客户端软件,否则就不能使用档案系统。客户端越多投入的经费越多。而且从安装和维护方面看,C/S构架的软件客户端维护量很大,不便于日常管理,大大限制了档案信息的应用。

2、方便、准确、快速的查询机制和灵活的分类方式

     系统采用了当今流行的互联网搜索引擎,可以对任意字段进行模糊匹配和精确匹配查找,查全查准率高,查询速度快,并实现了全文附件的高速检索。即使是一个非专业人员也能利用通过人性化的查询界面轻松完整的检索信息。